作者 / 藍陳淯
- 你新接手的業務又多又雜，即使列出「工作清單」還是得每天加班，無法消化堆積如山的工作？ 本篇文章分享運用「流程圖」將工作清單進行現況盤點與問題拆解，利於擬定適當的執行對策，高效完成工作。
工作堆積如山，該怎麼辦？
前陣子有位朋友私訊我，這位朋友任職的公司過去曾經是公家單位，現在雖然已經轉為民營機構，但過去的制度沿用至今，所以是那種組織結構非常嚴謹，且上下階級分明的公司。
朋友非常優秀，其他單位主管主動來徵詢他，是否有意願轉調？他也希望增加不同的經歷而答應了。
然而，任職兩三個月之後，新接手的業務又多又雜，且前一個承辦人已經退休，遇到問題沒有人可以詢問，幾乎每天加班，還是無法消化堆積如山的工作，所以問我應該怎麼辦？
3步驟完善你的工作清單！
步驟一：明確標示出工作內容
我進一步瞭解，
- 我：「你覺得你目前遇到最大的困難是什麼？」
- 他：「因為交接的時間很短，業務量很雜且繁複，所以有交接等於沒有交接，再加上這份工作，需要跟許多部門做溝通協調，讓他覺得非常的混亂。」
我接著問他
- 我：「你有沒有做工作清單？」
- 他回覆：「有。」
我請他先做一件事，把工作清單中的工作明確標示出，哪些是他主要承辦？那些是他協助承辦？然後先專注在主要工作上。
步驟二：記錄並分解工作內容
接著我請他開始記錄工作的分解步驟，他問我該如何記錄？我舉了「採購電腦」的例子，採購大致可以分為三個階段：採購、驗收及付款。
再依這三階段拆解更細的步驟，例如：採購階段可以分為需求評估、廠商評估、下單、催單…等。
如果步驟還是太大，可以再細分，像「廠商評估」又可以分為「洽談」、「議價」…等，如下圖所示：
朋友看到這裡，他問我
- 他：「這個是不是流程啊？」
- 我笑笑的回答說：「是啊！這樣也被你看出來了，你真的很聰明啊。」
依據我過去的經驗，若是直接請人畫流程圖，大部分的人都會說我不會畫，可能是制式流程圖有許多規則，導致大家害怕畫錯，所以直接說不會畫。後來我改個方式，說是「記錄步驟」反而比較能讓人接受。
當然，如果你偏向於視覺化，也可以用方框跟箭頭來表示，這樣就會更像流程圖了。
步驟三：利用流程圖來盤點現況
我每次在「問題分析與解決」課程教學的時候，總會提出一個問題：減重的第一個步驟是什麼？大部分學員都會回答要先「量體重」。
量體重也就是我們在解決問題前，要先「盤點現況」一樣，這樣才會知道「現況與目標」之間的落差有多大？是否是我們可以解決的？
而「流程圖」就是我們盤點現況時，經常會使用的工具之一。
流程圖大致可以分為「動線流程圖」和「泳道流程圖」，泳道流程圖比較複雜，未來有機會再談，這次我們先來介紹常見的「動線流程圖」。
首先，什麼是流程？我們常說流程就是「說寫做一致」，簡單來說就是把你做的事，如實的記錄下來。
但有時步驟太大，會將大步驟做「細部拆解」成小步驟，就如我們前面提到的「廠商評估」，由於步驟太大，無法清楚表達要做哪些事。
因此可以再拆成洽談、議價…等步驟，如果還是不能說明白，還可以再拆下去。那麼要拆到什麼程度？建議拿給不是負責這項工作的人看，如果他照著步驟做不會出錯，那就是完整的流程了。
另外，我們還可以在每個步驟加上「執行時間」，這樣就可以知道整個作業完成的時間，也可以知道哪個步驟花最多時間，未來如果要做流程優化，也可以從這些地方著手。
如果這個業務需要和其他人一起完成，還可以註明是誰負責的，大家看到這張表，就可以很清楚知道自己的工作有哪些了。
流程圖的基本圖形說明
講到這裡，你一定覺得這和你平時看到的流程圖不太一樣。沒錯，以上只是「流程」，我們還可以更進一步用圖示的方式做「視覺化呈現」。
這裡介紹流程圖中最基本的三個圖形：橢圓形、方型和菱形。
橢圓形代表「開始和結束」
我都會教學員看到流程圖，一定要先找橢圓形，這樣才能找到哪裡是起點，哪裡是終點。
方形代表「步驟」
方形就是做什麼事，所以會有動詞、有動作。通常是一個動作，就會有一個方形。
但有時拆解的太細，會使整個圖太複雜，所以我建議不要太過。例如請廠商報價，若是拆成「上網找廠商名單」、「撥打電話」、「說明需求」… 這樣反而失去了流程是要讓人容易解讀的意義了。
菱形代表「決策點」
菱形就是「是／不是」的選擇，通常菱形的其中一角做為輸入，既然是選擇點，就一定有一條路徑是Yes，一條是No了。不過也有些的變形使用，例如有三個選項。
這三種圖形都用「單向」的箭頭連接。我們試著把前面的案例拆細，並用這三種圖示來呈現，並做說明。
如同前述，看到流程圖先找橢圓形，看到了「開始」和「結束」。從「開始」出發，第一個步驟是「請廠商報價」，接著要判斷是否同意廠商的報價。
如果同意，就可以向廠商下訂單了，但如果不同意報價，即走另一條路徑，尋找其他廠商，並請新廠商報價了。（見下圖）
流程工作清單的小提醒
朋友聽完這套「用流程圖建立工作清單」的方法後，他非常開心，直說這樣的方式很清楚明瞭，回辦公室之後一定要試試！
我最後提醒他一點
- 我：「如果這個流程是『只有你自己』就可以完成的工作，到此為止就行了。但如果工作清單上是需要和別人一起協作的，務必要跟協作的人討論，尤其該步驟要產出什麼文件給對方，都一定要溝通清楚。」
- 我：「完成流程圖後，可以再順過一遍；只要沒有障礙出現，這就是你未來的工作流程。多試幾次，熟悉後一定可以減少工作時間，讓你不再加班了。」
