你真的會用工作清單嗎?一張圖「盤點問題現況」讓你每天準時下班

你會用工作清單嗎?一張圖表盤點問題現況,讓你遠離加班準時回家

文 / 藍陳淯

你新接手的業務又多又雜,即使列出「工作清單」還是得每天加班,無法消化堆積如山的工作?

本篇文章分享運用「流程圖」將工作清單進行現況盤點與問題拆解,利於擬定適當的執行對策,高效完成工作。

1.把工作清單中的項目明確標示出,哪些工作是主要承辦?那些工作是協助承辦?盤點完現況後先專注在主要工作上。

2.流程圖是盤點現況經常使用的工具,流程圖大致可以分為「動線流程圖」和「泳道流程圖」。

目錄

工作堆積如山,該怎麼辦? 

前陣子有位朋友私訊我,這位朋友任職的公司過去曾經是公家單位,現在雖然已經轉為民營機構,但過去的制度沿用至今,所以是那種組織結構非常嚴謹,且上下階級分明的公司。

朋友非常優秀,其他單位主管主動來徵詢他,是否有意願轉調?他也希望增加不同的經歷而答應了。

然而,任職兩三個月之後,新接手的業務又多又雜,且前一個承辦人已經退休,遇到問題沒有人可以詢問,幾乎每天加班,還是無法消化堆積如山的工作,所以問我應該怎麼辦?

* 延伸閱讀:企業「流程創新」學習化繁為簡,提高工作效率,6個指標讓公司重用你!

3步驟完善你的工作清單!

步驟一:明確標示出工作內容

我進一步瞭解:「你覺得你目前遇到最大的困難是什麼?」他說:「因為交接的時間很短,業務量很雜且繁複,所以有交接等於沒有交接,再加上這份工作,需要跟許多部門做溝通協調,讓他覺得非常的混亂。」我接著問他:「你有沒有做工作清單?」他回覆:「有。」

我請他先做一件事,把工作清單中的工作明確標示出,哪些是他主要承辦?那些是他協助承辦?然後先專注在主要工作上。

步驟二:記錄並分解工作內容

接著我請他開始記錄工作的分解步驟,他問我該如何記錄?我舉了「採購電腦」的例子,採購大致可以分為三個階段:採購、驗收及付款。

再依這三階段拆解更細的步驟,例如:採購階段可以分為需求評估、廠商評估、下單、催單…等。

如果步驟還是太大,可以再細分,像「廠商評估」又可以分為「洽談」、「議價」…等,如下圖所示:

紀錄並分解工作內容
以「採購電腦」的例子來示範,大致可以分為三個階段:採購、驗收及付款。

朋友看到這裡,他問我:這個是不是流程啊?我笑笑的回答說:「是啊!這樣也被你看出來了,你真的很聰明啊。」

依據我過去的經驗,若是直接請人畫流程圖,大部分的人都會說我不會畫,可能是制式流程圖有許多規則,導致大家害怕畫錯,所以直接說不會畫。後來我改個方式,說是「記錄步驟」反而比較能讓人接受。

當然,如果你偏向於視覺化,也可以用方框跟箭頭來表示,這樣就會更像流程圖了。

步驟三:利用流程圖來盤點現況

我每次在「問題分析與解決」課程教學的時候,總會提出一個問題:減重的第一個步驟是什麼?大部分學員都會回答要先「量體重」。

量體重也就是我們在解決問題前,要先「盤點現況」一樣,這樣才會知道「現況與目標」之間的落差有多大?是否是我們可以解決的?

而「流程圖」就是我們盤點現況時,經常會使用的工具之一。

流程圖大致可以分為「動線流程圖」和「泳道流程圖」,泳道流程圖比較複雜,未來有機會再談,這次我們先來介紹常見的「動線流程圖」。

首先,什麼是流程?我們常說流程就是「說寫做一致」,簡單來說就是把你做的事,如實的記錄下來。

但有時步驟太大,會將大步驟做「細部拆解」成小步驟,就如我們前面提到的「廠商評估」,由於步驟太大,無法清楚表達要做哪些事。

因此可以再拆成洽談、議價…等步驟,如果還是不能說明白,還可以再拆下去。那麼要拆到什麼程度?建議拿給不是負責這項工作的人看,如果他照著步驟做不會出錯,那就是完整的流程了。

另外,我們還可以在每個步驟加上「執行時間」,這樣就可以知道整個作業完成的時間,也可以知道哪個步驟花最多時間,未來如果要做流程優化,也可以從這些地方著手。

如果這個業務需要和其他人一起完成,還可以註明是誰負責的,大家看到這張表,就可以很清楚知道自己的工作有哪些了。

流程圖的基本圖形說明

講到這裡,你一定覺得這和你平時看到的流程圖不太一樣。沒錯,以上只是「流程」,我們還可以更進一步用圖示的方式做「視覺化呈現」。

這裡介紹流程圖中最基本的三個圖形:橢圓形、方型和菱形

橢圓形代表「開始和結束」

我都會教學員看到流程圖,一定要先找橢圓形,這樣才能找到哪裡是起點,哪裡是終點。

方形代表「步驟」

方形就是做什麼事,所以會有動詞、有動作。通常是一個動作,就會有一個方形。

但有時拆解的太細,會使整個圖太複雜,所以我建議不要太過。例如請廠商報價,若是拆成「上網找廠商名單」、「撥打電話」、「說明需求」… 這樣反而失去了流程是要讓人容易解讀的意義了。

菱形代表「決策點」

菱形就是「是/不是」的選擇,通常菱形的其中一角做為輸入,既然是選擇點,就一定有一條路徑是Yes,一條是No了。不過也有些的變形使用,例如有三個選項。

這三種圖形都用「單向」的箭頭連接。我們試著把前面的案例拆細,並用這三種圖示來呈現,並做說明。

如同前述,看到流程圖先找橢圓形,看到了「開始」和「結束」。從「開始」出發,第一個步驟是「請廠商報價」,接著要判斷是否同意廠商的報價。

如果同意,就可以向廠商下訂單了,但如果不同意報價,即走另一條路徑,尋找其他廠商,並請新廠商報價了。(見下圖)

流程圖的基本圖形說明
把前面的案例拆細,並用橢圓形、方形與菱形三種圖示來做流程圖的說明。

流程工作清單的小提醒

朋友聽完這套「用流程圖建立工作清單」的方法後,他非常開心,直說這樣的方式很清楚明瞭,回辦公室之後一定要試試!

我最後提醒他一點:如果這個流程是「只有你自己」就可以完成的工作,到此為止就行了。

但如果工作清單上是需要和別人一起協作的,務必要跟協作的人討論,尤其該步驟要產出什麼文件給對方,都一定要溝通清楚。

「完成流程圖後,可以再順過一遍;只要沒有障礙出現,這就是你未來的工作流程。多試幾次,熟悉後一定可以減少工作時間,讓你不再加班了。」我說。

* 延伸閱讀:用「流程圖」抓出問題!客戶抱怨產品交期延誤,台積電主管教你怎麼做

【本篇文章作者介紹】

藍陳淯

品碩創新管理顧問/講師顧問

藍陳淯老師經歷過的專案非常多元,接觸的層級從董事會到平行部門溝通,所以非常清楚組織中各階層的需求及痛點。

近十年帶領專案「解決問題,創造價值」,具有許多問題分析與解決的實務經驗。

認識藍陳淯

【成為企業想投資的人才】

*可複選,請填寫你最想精進的能力,領取成為企業菁英的入場券
*請填寫你的電子郵件,領取最新文章與資訊
*請填寫你的名字,例如:彭建文