運用「系統性思考」找出工作盲點!台積電前主管教你2小時建立全局觀

彭建文:學會系統性思考,釐清問題、建立全局觀!

文 / 彭建文

你缺少系統性思考能力,想破頭也找不到解決方法?這篇文章將提供「建立全局觀」的方法,使用架構化的方式釐清全貌、看清大局。

將「系統性思考」的方法用在你的專案或工作,將能提升你的工作效率與表現,獲得主管的好評。

1.專案收不了尾可能是缺乏系統性思考,可運用「描述問題、盤點現況」2個步驟,系統性建立全局觀,並透過系統圖思考對策。

2.為什麼需要系統性思考?見樹不見林、單點作戰,是許多上班族工作時易踩的誤區,會讓我們無法看清問題全貌,導致事倍功半。

目錄

你有過這樣的經驗嗎?接收新任務、新專案時,被主管提醒要「看清全貌、看大局」。

對大部分工作者來說,有些跨部門專案,自己承接的往往只是部分訊息、部分任務,根本看不清整個專案的全貌。

但在專案進行的過程中,卻會看到老闆一臉語重心長:「你要看清全局,不要單點作戰。」

這種時候該怎麼做?透過系統性思考釐清全局的確能讓我們事半功倍,但這時重新走一次問題分析與決策的步驟,往往緩不濟急。

在專案進度很急的情況下,我們該怎麼辦?接下來,我將引用具備「系統性問題分析與決策PJ法」專業認證學員:楊明憲先生的案例來說明如何快速的進行「系統性思考」。

* 延伸閱讀:PJ法L1認證班:高效工作者 ─ 問題分析與決策實戰營

快速系統性思考:2個步驟建立全局觀

我發現,只要利用2個步驟,就可以在2小時內重建全局觀,重新看到「the whole picture」(整體情況):

步驟一:描述問題、盤點現況、設定目標

重新描述問題,以終為始,重新定位與釐清「想要達成的目標」。

步驟二:使用「系統圖」思考對策

使用系統性思考的工具,列出所有可能的對策。

所謂系統圖,是為了達成目標或解決問題,以「目的一手段」的方式,有系統的展開、整理對策。

其中的系統性思考邏輯類似下圖,每個目的後面都會展開一個以上的手段或對策;而每個對策與手段本身又成為另一個階段的目的,根據該目的再展開更細一層的手段。

品碩創新:系統性思考圖流程01
互相展開、層層相扣的系統圖。

用一個簡單的例子做示範:為了養家,所以要賺錢;為了賺錢,所以要找工作這句話,可以用以下系統圖表示。

品碩創新:系統性思考圖流程02
系統性思考案例:為了養家為目的>透過賺錢為手段>再以賺錢為目的推演。

系統性思考案例:線上教育訓練成效不彰,公司人資該怎麼辦?

再舉一個「系統性思考」的例子:

這幾年,很多企業會推行讀書會,目的是讓主管多看書,得到新知,再應用於工作上。由於這段時間碰到疫情,很多實體課程沒辦法執行,許多人資開始考慮採用線上學習。

* 延伸閱讀:企業讀書會最佳選書《思維的良率》

假設今天有一位人資部門的同仁,主管要求他負責研究數位課程。這位同仁找了坊間許多課程,最後選定採購其中10門課程,公司同仁也在疫情期間進行線上學習,但學習成效不佳。

於是,主管要求他重新思考這個問題,並提出解決對策。

這位同仁想了7個方法:增加線上課程、鼓勵同仁回饋、製作課程導讀、提供操作手冊、分享學習典範、建立競賽活動、舉辦線上說明會

但他總覺得,這些方法都不夠全面,他認為或許有其他方法,但就算想破了頭,他也想不出更有「全局觀」的解方。

這時,我們可以利用前面提到系統性思考的2個步驟:

【系統性思考案例】步驟一:描述問題、盤點現況、設定目標

當時採購這些線上課程,目標是培養企業的學習文化。

培養學習文化是一個不明確的目標,重新描述後,該同仁發現,主管很重視線上學習的時數,他同時也發現,公司同仁完成課程最大的障礙在於:不知道自己要學什麼、沒有意願去學。

因此,他重新釐清目標,將目標定為「同仁自主完成X小時線上課程」。

【系統性思考案例】步驟二:使用系統圖思考對策

接著,他用系統圖來重建全局觀,看哪些方法是自己沒有考慮到的。

將系統圖的第一個「目的」設定為「同仁自主完成X小時線上課程」,之後便可利用系統圖,持續推演目的手段。

運用系統性思考來畫出系統圖的另一個好處是「發想新方法」;一般來說,至少要推演至第3層,才算是完成。

他可以從「同仁自主完成X小時線上課程」這麼目的往下推演,如果原先列出的7個方法可以成為第N層的目的手段,就放進去,繼續一步步推演系統圖。

將上述兩步驟整合後,畫出如以下的系統圖:

品碩創新:系統性思考
系統性思考實際案例(接續下一張圖)
品碩創新:系統性思考
系統性思考實際案例(接續上一張圖)

透過上圖(兩張圖為一個完整的系統圖),我們可以看到原本的7個方法,有4項導向了同一個目的。

藉由系統性思考完成的系統圖,我們可以清晰的發現3件事情:

1. 過去執行的方式,沒有經過全面思考:只是以單點思考執行方法,難怪成效不彰。

2. 同仁可能還沒找到自我學習的動力:過去都是人資自行判斷「同仁可能有需求」,事實可能未必如此。

3. 提高學習意願的方法,彼此之間有所關聯:比方說,提供操作手冊可以降低學習門檻,增加線上課程,需要跟同仁的工作相關,才能提高同仁學習的意願。

以上,就是所謂的「建立全局觀」,運用系統性思考來釐清全貌、看清大局!

如果你正要開始你的專案或工作,學習一套完整的「系統性思考的方法論」可以幫助你看到專案的全貌。

而如果你的專案或工作沒有那麼複雜,老闆又希望能在幾小時內得到答案,可以嘗試以上2個步驟,及時建立解決問題的全局觀。

* 博客來:彭建文PJ法:高效工作者的問題分析與決策

【本篇文章作者介紹】

彭建文

彭建文

品碩創新管理顧問/執行⻑

你好,我是彭建文,管理顧問品牌創辦人;我帶領具備台積電服務背景、核心價值相同的顧問講師專家群,協助亞太地區企業轉型與人才培育。

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