同樣問題不再發生!持續改善工具5步驟,讓你獲得「不二過」能力

彭建文:持續改善就是工作「不二過」,也是一種系統的優化。

文 / 彭建文

你解決問題之後,是否有持續改善,讓問題不會再次發生?解決問題不難,難的是如何具備「不二過」的能力!

透過「建立系統」來預防問題再次發生,而這些系統也要能不斷優化才行。一個組織的成功,來自持續專注的改善;而個人的成功,也能透過同樣的邏輯優化。

1.持續改善就是工作「不二過」,也是一種系統的優化。將待解問題建立成系統,能夠讓我們專注在問題上,持續改善。

2.個人能力的進步,可以使用X-System Watch工具。透過5個元素(目標力、對策力、執行力、檢討力、持續力)循環作用,讓個人能力越練越強。

目錄

先來講一個小故事:曾有工程師發現,產品上有髒東西,仔細看像是一些黑點。工程師為了找出髒污源頭,仔細研究,終於發現是機器手臂螺絲鬆脫導致的屑屑。

當時,他們處理的方式是把螺絲換新。但過了半年,類似問題再度發生,想當然,這位工程師會被主管罵到臭頭。

以前在台積電工作的時候,所有被解決的問題,都要建立「管理與資訊系統」來做監控,預防問題再度發生。透過這套系統,只要問題再度發生,就會被即時偵測出來。

上面的螺絲鬆脫問題,也可以建立管理系統跟資訊系統。管理系統,代表每天的日常管理要多一個項目,觀察機器手臂有沒有正常運作。

而資訊系統,意指我們可以在機器手臂旁邊加裝感測器,當感測器發現機器手臂異狀,我們可以直接從螢幕監控系統確認。就算問題發生,也能在極短時間內偵測到,讓問題不再擴大。

建立系統對預防問題極為重要,而這些系統也能不斷優化。組織的成功,就是來自專注的持續改善。而個人的成功,也能透過同樣的邏輯優化。

* 延伸閱讀:EP60|持續改善活動的價值 Ft. 盧秉之(中衛發展中心持續改善活動負責人)

持續改善工具:X-System Watch  

我把這個系統稱為X-System Watch,簡稱X-SW,包含5個元素(目標力、對策力、執行力、檢討力、持續力),以及5個步驟(問題分析、目標設定、對策思考與選定、對策實施與檢討、建立習慣的SOP)。

所謂的X,就是你要建立的系統,例如,你要建立學習系統,那X就是Learning(L-SW),要建立運動系統,那就是Exercise(E-SW)。

而watch的意思,是希望大家在執行此系統時,有一個時間目標的概念,這個時間目標由自己決定,自己來規劃、控制系統的時間。

舉例,很多人口口聲聲說要運動,卻常因為工作忙或雜事太多,把運動這件事排在很後面。

1.問題分析

以我的狀況來說,疫情之前,我每週會有1次約1小時的慢走或爬山,疫情之後,我的運動時間就減少了。

我先分析每週的時間,星期一到星期五比較忙,晚上8點之後才有空暇,假日一般會製作上課講義,還要固定寫商周專欄的文章。

2.目標設定 

我把目標設定為「1週至少運動2個小時」,為了達成目標,我想出4個對策:買1台跑步機在家裡;把每週騎摩托車的採買行程,改成走路;加入公司附近的乒乓球社,每週打1次乒乓球;星期一到星期五,選擇1天騎腳踏車去上班。

3.對策思考與選定  

思考後,我決定交叉實施這4個對策,實施1個月後,我發現其中2個對策的持續落實性比較高:放跑步機在家裡、走路採買。

4.對策實施 

為了養成運動的習慣,強化自己的意志力與習慣力,我找到自己運動的驅力,這可以分為外在、內在力量,例如:找家人一起運動(外在),不想要年老時臥病在床(內在)。

5.檢討與建立習慣的SOP  

最後一步,我找了一位好朋友,請他也建立自己的運動SW,我們定期互相檢討,也透過每次的檢討,不斷修正、持續養成運動系統。

以上案例,是用非常生活化的情境,示範X-SW的應用。在擬定個人的X-SW時,建議可以設定一個令人不太舒服、有點難度的目標,但達成後會讓人興奮不已,甚至永生難忘。

你也可以設定一個持續成長的目標,透過整個SW系統持續循環,讓系統能量越來越強。

* 延伸閱讀:提升能力到主管都吃驚!企業推「持續改善專案競賽」讓員工獲得8種能力

【本篇文章作者介紹】

彭建文

彭建文

品碩創新管理顧問/執行⻑

你好,我是彭建文,管理顧問品牌創辦人;我帶領具備台積電服務背景、核心價值相同的顧問講師專家群,協助亞太地區企業轉型與人才培育。

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