離職率高?主管「萬事自己扛」但員工卻留不住!台積電2個案例解法分享

離職率高,都因工作權責沒有下放,讓下屬感到沒有成長空間與發展性。

文 / 彭建文

如果你是每天都非常忙碌的主管,擔心下屬專業能力不足而把事情攬到自己身上,但離職率卻依然很高?

本文將提供2個在台積電實際發生的案例與解決方法,能提供給你一些啟發。

1.離職率高,都因工作權責沒有下放,讓下屬感到沒有成長空間與發展性。

2.你擔心下屬工作量太大、負擔太重而離職,因此把工作全攬來自己做。但這樣做對於降低離職率,一點幫助都沒有。

3.降低離職率,除了主管自己心態調適,請嘗試以下2個方法調整工作量:製作工作小時清單、不斷提問工作能不能簡化。

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作為企業講師多年,深深覺得講課跟輔導不太一樣,尤其是跟企業的連結。上課非常單純,只要了解企業的期待,規劃課程內容,課程結束就結束了。

但「輔導」就完全不一樣,企業輔導是陪伴企業走一段變革的路,短則1年,長者超過5年。

這陣子在輔導企業時,有一位人資主管跟我討論:

公司有一位年資已20多年的部門主管,人非常和善,只是每天都相當忙碌,甚至會在假日加班。基於關心,人資主管找了這位主管好多次,聊工作狀況。

這位部門主管表示他真的很忙,很多需要專業技能的工作部屬都不是很懂,他只好自己攬起來做。

他也說,部門的工程師非常年輕,很害怕他們會因工作量太大而離職,尤其現在工程師難找。

他又說,把工作交辦給部門同仁,他害怕同仁做得不夠好,無法交付他要的產出,想了一想,決定還是自己來做。

人資主管觀察,儘管這位主管很會為同仁考量,但部門離職率卻很高。

他好奇,主管已經把工作都攬來自己做了,離職率還是那麼高,那倒不如直接把工作指派出去,自己還不會那麼累,不是嗎?到底問題出在哪呢?

這讓我想起,當年我在台積電的2個小故事。

製作「工作小時清單」 

當年我在生產製造部門,連同主管,部門只有5位同仁。大家都很忙,尤其月底,為了趕出貨量,那幾天會更忙碌。

那時的我們,總感覺工作一個月比一個月多,客戶的需求量越來越多,公司內部採買了新機器,而大主管對於生產管理也有一些想法,常有突發奇想的專案需要執行。

但部門也就5個人,怎麼算都覺得人力不夠。

有一次,我們打算向上爭取人力,協助分攤工作負荷。大主管就問了我們:所以這個部門的每一位工程師,每天到底在做哪些事?

我們說很忙,到底忙在哪裡?大主管要求每個人都去記錄,從上班到下班,每小時的工作內容。

雖然心裡有些不開心,但是我們還是去做了。我們把這份清單稱為「工作小時清單」。

這份清單紀錄一陣子後,我們就發現:有些我們習以為常的工作,其實有很多改善的空間。

舉例,每個工程師每天大概會收到超過200封信,有些信件可能不是我們要處理的,但我們卻會一封一封進去看,因此每個人每天都花費很多時間看信。

發現這個情況後,我們開始討論,先把這些信件做分類,結果發現,80%信件都跟生產製造有關。

因此,我們建立了一個部門群組信箱,只要跟生產製造相關信件,就必須寄到這個群組信箱。

接著,我們安排一位助理幫忙過濾信件,只要他能回覆的,就由他來回覆,如果需要工程師回覆,再由助理轉寄信件給相關工程師。

看信的時間大幅降低,我們因此能夠去執行大老闆要求的專案。

也正是因為這樣的調查,我們更清楚同事之間都在做哪些事,主管也更能協助大家提升工作效率,進行工作輪調與分配。

舉例來說,主管在看這份調查清單時,發現一份工作報表,我需要花1.5小時的時間製作。

他當時馬上向IT部門同事開需求單,要求對方寫一個程式,讓我們可以一鍵抓出資料、生成報表。

有了IT同事支援,同樣的任務,只要3分鐘就能做完。

主管告訴我們,每個人都有盲點,既然要改善工作太忙的狀況,就要清楚表列工作狀況,看看有沒有更聰明的方式可以採用。

我們第一次做,間隔2周,之後是每半年做1次。每一次進行這樣的調查,都很有成效。

大家雖然依舊很忙,但忙得更有價值了,與先前的哀鴻遍野大不相同。

不斷提問:工作可不可以簡化?

公司主管常會要求我們,在例行性工作之外,每年都要有進步或創新的突破。不斷地對我們提問:工作可不可以簡化?

當時,我申請輪調到品質管理系統部門,這個部門的工作,大多會在每年年度先安排好,如:品質系統稽核工作,內部的5S競賽專案等等。其中,品質系統稽核工作讓我印象非常深刻。

想像一下,如果外部稽核單位來作例行性稽核,需要花2天時間,那5個品質稽核系統,公司就需要10天來接受外部稽核。

而每次稽核,我們都要準備非常多資料,工作量著實不小。

後來,我發現每一次品質系統稽核的項目,其實都差不多。我們就想,能不能發展「多合一」的品質系統稽核模式,讓外部稽核機構一齊來稽核。

這個方法,縮減了每年超過30%工作日,也讓原本負責例行性外部稽核工作的同仁,不再有那麼多重工。

當年,主管就是這樣不斷在每次開會時,用「大家想想看,工作可不可以簡化?」刺激我們想出各種可能性,再去嘗試與調整,越來越好、越順暢越簡化,工作上也越來越有成就感。

身為管理者,一定要了解同仁在做哪些事,並適度的權責分工。不斷刺激同仁,才會有更多改善跟創新的思維。

後來,針對這位忙得無法分身的主管,我也給出了幾點建議:

1. 嘗試去做主管與團隊同仁的「工作小時清單」Review,每2週1輪,每輪結束時,由個別組員5分鐘向大家報告。

2. 不斷在團隊中提問「工作可不可以簡化」,刺激團隊同仁。

3. 每個單位都可以加入1位助理,同時思考:哪些工作派給助理,可以提高團隊效率。

4. 安排團隊同仁與向上1階的主管對談,團隊主管本人不用參與。

5. 請公司資深主管(非該主管的直轄主管)從旁協助該位主管下放工作。可以直接請他列席工作會議在旁觀察,事後針對關於工作下放給予一些回饋與指導。

6. 對上層主管的報告,可以由團隊同仁直接負責對上報告,團隊主管從旁協助。下放給同仁,能讓他成長,沒抗壓性的同仁確實會走;但沒有下放,不讓他成長,同仁感到無聊沒發展性,也會離開。

如果你是每天都非常忙碌的主管,並且想降低團隊成員離職率,希望以上的這2個小故事分享,能提供給你一些啟發。

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圖卡設計 / 潘以柔

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【本篇文章作者介紹】

彭建文

彭建文

品碩創新管理顧問/執行⻑

你好,我是彭建文,管理顧問品牌創辦人;我帶領具備台積電服務背景、核心價值相同的顧問講師專家群,協助亞太地區企業轉型與人才培育。

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