EP47｜公司發生「穀倉效應」怎麼解？分工過度的弊病有解，教你5招化解

00:16 ✨ 什麼是「穀倉效應」？

穀倉效應（The Silo Effect），是指企業內部因「過度分工」而缺少溝通，一個部門、營運單位或業務單位，就像一個個高聳豎立的穀倉，彼此鮮少往來，也不願與其他單位分享資訊。

各部門就像一間「小公司」，各自為政、自負盈虧，只專注在自身的營運利益，而非整個企業的利益，最終導致整個組織功能失調、企業走向衰敗。

* 出處：穀倉效應》部門之間不願意分享資訊，怎麼辦？跟臉書學跨部門溝通

00:49 ✨ 來自一位高階主管的煩惱

一位即將離職的PM過去常受穀倉效應所苦，跨部門合作卡關，各單位互踢皮球、積極度不足，根本不像一個團隊。

而PM的說法讓這位主管很驚訝，他自認用心處理跨部門問題與合作議題，也重新做了組織設計，讓所有PM、業務、製造、生產、工程、品管等部門，能夠在專案前、中、後期互相追蹤進度。

他以為跨部門合作問題已經逐漸改善。

05:20 ✨ 如何改善穀倉效應所帶來的困境？

如「專案管理整合力」課程，可以協助專案的靈魂人物，整合重要的人與事，像是任務分派的ARCIS方法、會議引導整合的重要技巧、團隊效力的處境方法、團隊信任感建構的基本工具、團隊運作五障礙的辨識與化除等等，在很多間企業都頗受好評。

06:31 ✨ 推動客戶至上的概念

在整個組織之中，推動客戶至上的概念。

企業之所以存在，是因為有客戶需求，沒有客戶就什麼都沒有，所以大家形成一個團隊，共同解決客戶的問題，是最優先、最重要的事情。

建議要在公司內部推動客戶至上的活動，讓員工從上到下共同擁有這個概念。

過去建文老師在台積電的時候，公司要推動任何一個活動或者概念，都會辦很多場同仁溝通大會，配合線上課程，確保所有同仁的認知一致。

08:10 ✨ 改變開會參與的人員

每個部門抓幾位特定的人，固定共同參與跨部門相關的事項會議，直接提升層級，向老闆直接報告。

開會時，這些各部門的共同參與者，可以接下工作任務的權責，但不是自己部門的工作，就不要承接。

除非真有需要，且在個人能力範圍內，可以主動任事，同時請對方知會自己的老闆，增加這一個工作任務。

10:06 ✨ 建立工作權責分配，與績效掛鉤

每次會議都要整理成報告，同時記錄工作權責分配，一旦發現有定義不清的工作權責，就要另外找相關主管來協調。與此同時，推動當責者文化，讓每位同仁去思考：我們還可以替這個團隊貢獻什麼？

12:05 ✨ 推動持續改善活動的文化

跨部門專案數量增加，有助於跨部門合作狀況改善。

CIT（持續改善活動）就是一個非常好的運作形式。有效的CIT，可以幫助企業形成跨部門共同解題的文化，不同單位之間會有共同的、具挑戰性的目標，得以讓跨單位的合作創造綜效。

14:26 ✨ 分享文章，不定期舉辦跨部門的討論會

可以嘗試舉辦討論會或是讀書會，比如大家一起針對穀倉效應這個主題去作調查，各自分享自己的觀點與解決之道。

也許這樣的討論會，可以讓有一些本來被動參與的主管，慢慢轉為主動。

過去建文老師常會在部門影印機旁看到一些20至30頁的文章或市場情勢報導，這些是要給主管閱讀的。

用意是讓主管每週吸收與管理、領導及市場思維相關的新知。