EP47|公司發生「穀倉效應」怎麼解?分工過度的弊病有解,教你5招化解

推動企業「持續改善專案競賽」獲得競爭力

主持人 / 彭建文

本集 Podcast 節目,來談談企業跨部門分工合作常見的「穀倉效應」。每位上班族應該都碰過這樣的情境:說好要跨部門合作,遇到事情卻總是互踢皮球、消極處理…導致專案無法順利推行,也可能造成溝通上的障礙。

彭建文老師在節目中分享5個解決跨部門專案管理困境的有效方法,提供聽眾參考。

*選擇下方連結收聽Podcast

Podcast連結

主持人

彭建文

你好,我是彭建文,管理顧問品牌創辦人;我帶領具備台積電服務背景、核心價值相同的顧問講師專家群,協助亞太地區企業轉型與人才培育。

「用台積電的方式管理你的公司,成為世界第一將指日可待!」

本集章節

列表

節目摘要

本集 Podcast 節目,來談談企業跨部門分工合作常見的「穀倉效應」

每位上班族應該都碰過這樣的情境:說好要跨部門合作,遇到事情卻總是互踢皮球、消極處理…導致專案無法順利推行,也可能造成溝通上的障礙。

企業內過度分工,經常導致「穀倉效應」的發生,輕則導致缺少溝通、內鬥紛爭、互踢皮球的情況發生;重則導致整個組織功能失調、企業走向衰敗。

彭建文老師在節目中分享5個解決跨部門專案管理困境的有效方法,提供聽眾參考。

* 延伸閱讀:企業分工過度「穀倉效應」難解?一位離職PM真心話,給主管震撼教育!

重點導讀

00:16 ✨ 什麼是「穀倉效應」?

穀倉效應(The Silo Effect),是指企業內部因「過度分工」而缺少溝通,一個部門、營運單位或業務單位,就像一個個高聳豎立的穀倉,彼此鮮少往來,也不願與其他單位分享資訊。

各部門就像一間「小公司」,各自為政、自負盈虧,只專注在自身的營運利益,而非整個企業的利益,最終導致整個組織功能失調、企業走向衰敗。

* 出處:穀倉效應》部門之間不願意分享資訊,怎麼辦?跟臉書學跨部門溝通

 

00:49 ✨ 來自一位高階主管的煩惱

一位即將離職的PM過去常受穀倉效應所苦,跨部門合作卡關,各單位互踢皮球、積極度不足,根本不像一個團隊。

而PM的說法讓這位主管很驚訝,他自認用心處理跨部門問題與合作議題,也重新做了組織設計,讓所有PM、業務、製造、生產、工程、品管等部門,能夠在專案前、中、後期互相追蹤進度

他以為跨部門合作問題已經逐漸改善。

 

05:20 ✨ 如何改善穀倉效應所帶來的困境?

如「專案管理整合力」課程,可以協助專案的靈魂人物,整合重要的人與事,像是任務分派的ARCIS方法、會議引導整合的重要技巧、團隊效力的處境方法、團隊信任感建構的基本工具、團隊運作五障礙的辨識與化除等等,在很多間企業都頗受好評。

 

06:31 ✨ 推動客戶至上的概念

在整個組織之中,推動客戶至上的概念。

企業之所以存在,是因為有客戶需求,沒有客戶就什麼都沒有,所以大家形成一個團隊,共同解決客戶的問題,是最優先、最重要的事情。

建議要在公司內部推動客戶至上的活動,讓員工從上到下共同擁有這個概念。

過去建文老師在台積電的時候,公司要推動任何一個活動或者概念,都會辦很多場同仁溝通大會,配合線上課程,確保所有同仁的認知一致。

 

08:10 ✨ 改變開會參與的人員

每個部門抓幾位特定的人,固定共同參與跨部門相關的事項會議,直接提升層級,向老闆直接報告。

開會時,這些各部門的共同參與者,可以接下工作任務的權責,但不是自己部門的工作,就不要承接。

除非真有需要,且在個人能力範圍內,可以主動任事,同時請對方知會自己的老闆,增加這一個工作任務。

 

10:06 ✨ 建立工作權責分配,與績效掛鉤

每次會議都要整理成報告,同時記錄工作權責分配,一旦發現有定義不清的工作權責,就要另外找相關主管來協調。與此同時,推動當責者文化,讓每位同仁去思考:我們還可以替這個團隊貢獻什麼?

 

12:05 ✨ 推動持續改善活動的文化

跨部門專案數量增加,有助於跨部門合作狀況改善。

CIT(持續改善活動)就是一個非常好的運作形式。有效的CIT,可以幫助企業形成跨部門共同解題的文化,不同單位之間會有共同的、具挑戰性的目標,得以讓跨單位的合作創造綜效。

 

14:26 ✨ 分享文章,不定期舉辦跨部門的討論會

可以嘗試舉辦討論會或是讀書會,比如大家一起針對穀倉效應這個主題去作調查,各自分享自己的觀點與解決之道。

也許這樣的討論會,可以讓有一些本來被動參與的主管,慢慢轉為主動。

過去建文老師常會在部門影印機旁看到一些20至30頁的文章或市場情勢報導,這些是要給主管閱讀的。

用意是讓主管每週吸收與管理、領導及市場思維相關的新知。

【節目製作團隊】

\ 節目製作人 /

就讀清華大學心理諮商學系碩士的Lina,既是職場冰淇淋 Podcast 製作人,也擔任企業培訓規劃師。

林祖寧

\ 執行策畫 /

這是一群由彭建文老師帶領的小可愛們,決心要為廣大的職場工作者、企業老闆與主管們帶來創新思路。

Podcast團隊

徵求聽眾問題

若你有任何職場煩惱,請動動你的手指,透過以下兩種方式告訴我們,將有可能成為下次的節目主題:

1.寫電子郵件給我們
2.私訊職場冰淇淋FB粉絲團

職場冰淇淋歡迎你的投稿