工作忙又沒績效,其他部門請求協助是否該幫忙?台積電主管的3個判斷點

期他部門請求支援該不該幫?彭建文分享3個觀點

文 / 彭建文

積極協助跨部門的專案,不只能夠讓你的眼界提升、留下好口碑,下次做大型的專案時,大家也比較容易想到你,也就會比同儕更容易獲得機會。

1.我在台積電時,常有很多別的部門主管主動來尋求協助。雖然這些工作,跟當時的績效完全無關,但對我後來的職涯卻有很大幫助。

2.跨部門專案會讓你接觸到不同的人,從不同面向思考問題。把握「好機會」,也能讓你的眼界提升、留下好口碑。

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工作時,若別的部門主動邀請你做一些事,但這些事和你的績效沒什麼相關,你會幫忙嗎?

畢竟有時份內工作都忙到自顧不暇了,沒辦法給予幫助,但會不會因此錯失一個學習甚至是升遷機會呢?

這個時候,我們應該辨識:這會是一樁麻煩差事?還是一個好機會?而若是一個好機會,又該如何把握?

首先,先談談跨部門溝通的問題。許多企業存在部門溝通不良的狀況,會有這樣的情況,除了組織本身的文化,我認為「不擅長跨部門專案」也與此相關。

大部分公司,可能只會分派各部門KPI,缺乏部門跟部門間的KPI。

這雖然現實,但大部分人都是在執行老闆交代的KPI與專案,有餘力才會去幫其他部門,且不會主動提出。

那麼,當跨部門需要你的支援時,應該怎麼判斷要不要協助呢?

一、這個專案由老闆、主管交付  

如果今天這個跨部門專案是由老闆或主管交付,或者是由別的部門透過你的主管指名要你去做,那一定要二話不說去幫忙。

因為,此時會指定你去接,不外乎兩個原因:

(1) 你很有能力,老闆或主管不信任其他人去做這件事

(2) 你可能比其他同事更有時間支援

不論是哪一點,這件事你必須當仁不讓。

二、專案由別部門交付  

如果今天是由別的部門主動找你,此時就可以評估一下:如果這件事並不困難,或者你將來可能也會需要該部門幫助,那就建議盡量提供幫助。

在職場上,要會做事、也要懂做人,維持良好的人際關係很重要。

三、這個工作對未來是否有幫助  

當別的部門找你做一個要花大量時間的跨部門專案時,你要先衡量自己的工作量,以及這對你未來工作有沒有幫助,如果沒有,那工作量大的時候,就該予以拒絕。

但如果尋求幫助的部門,是你未來職涯發展上想要補足的專業,且你也有興趣,這時我會建議先跟你的主管溝通,一旦認可就可以合作。

以我的經驗,過去我在台積電上班時,常有很多別的部門主管主動要求我幫他們上課,因為當時我在台積電有一段時間擔任「問題分析與解決」的講師,只要有部門主管認為部門工程師想要強化系統性問題分析與解決的能力,就會寫信給我。

雖然幫這些工程師上課,對我當時的績效是沒有任何幫助的,但是幫別的部門上課,就可以不斷精進授課技巧與課程設計,這對我後來的講師生涯幫助非常大。

如果你只完成自己部門的事,雖然同樣是完成主管交辦的東西,但卻看不出你額外的價值。以職涯發展來說,多做跨部門專案會讓你接觸到不同的人,從不同面向思考問題,甚至可以發現自己的不足,這些經驗都將成為你未來職涯很重要的拼圖。

以上3點是提供給讀者,當別的部門需要你協助時,如何辨識可能是升遷的好機會。接著我想來談當機會真的降臨時,你要如何去把握呢?

其實「好機會」這個概念比較主觀,每間公司或多或少都有這樣的機會。之前我曾碰過輔導的公司要進行ERP升級,那可能是10年或甚至20年一次的大專案,比每天日常處理公事的重要性高了好幾倍。

碰到像這樣出現頻率低、由各部門高階主管統籌的專案,就是你絕對要把握的機會。

但如果你害怕自己會因為經驗與技術不夠,搞砸整個專案,進而不敢去把握的話,那我在這邊,根據之前我在台積電的經驗,提供3點技巧:

一、主動去當助手  

一般來說這類大專案都會由比較資深的工程師來處理,但你可以跟主管協調,說你願意當助手。

這樣開會時你可以參與,而當遇到問題時又可以由資深的前輩處理,你可以從旁學習。

除此之外,也可以自願去當會議記錄,因為這樣大型專案的會議冗長且複雜,很多人都不願意接會議紀錄,但這些與會的人全是各部門的主管,甚至可能還有跨國的廠商。

你若能自願幫忙,他們處理問題的思維邏輯對你而言,絕對是很好的學習機會。

二、找幫手

假設這個專案真的要由你負責,而你又對自己的能力沒有自信,那我會建議你找你的主管一起去,並且表明自己資歷尚淺,可能過程中會有很多不懂的地方必須請教。

甚至必要時,可以向主管尋求幫手,而這位幫手是真的可以協助你,甚至你可以向主管明白的說,你需要哪一位同仁協助。

更重要的是,是要讓主管或老闆看到你的主動積極,讓他們多給你一點資源與支持。

三、主動請教 

如果說今天的專案不是由你負責,你也沒有申請到幫忙的機會,但你又真的很想學習,那我建議你可以去請教負責這件專案的同事,跟他詢問開會的內容以及表示如果對方有需要自己可以當助手。

這邊提醒大家,職場是現實的。如果別的部門真的需要你協助,不管你答不答應,都要請對方寫信,並在信上說明他希望你幫忙的事項,最後再請他CC給你主管知道,讓你的主管清楚你在做些什麼。

積極協助跨部門的專案,不只能夠讓你的眼界提升、留下好口碑,下次做大型的專案時,大家也比較容易想到你,也就會比同儕更容易獲得機會。

【本篇文章作者介紹】

彭建文

彭建文

品碩創新管理顧問/執行⻑

你好,我是彭建文,管理顧問品牌創辦人;我帶領具備台積電服務背景、核心價值相同的顧問講師專家群,協助亞太地區企業轉型與人才培育。

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