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加班到懷疑人生?用「問題分析與決策PJ法」8步驟,每天準時下班

彭建文:不想加班?用8個步驟,高效完成工作。

作者 / 彭建文

系統性的問題分析與解決方法

在解決加班問題之前,我們先認識「問題分析與決策PJ法」是透過哪8個步驟來解決問題。這8個步驟,也可稱做8P。

以上為8P的每一個步驟,若我們能按照8P的8個步驟來解決問題,相信肯定能夠成功。接下來,將透過如何解決「每天都很晚下班」的問題為例:

步驟1:選定主題&建立團隊

目前我有很多問題,但是我覺得晚下班這個問題,已經影響到我的身心健康,因此我想選這個「不加班」主題來解決。我是希望除了我之外,在過程中還可以找我的主管或同事提供我一些想法。

步驟2:描述問題&盤點現況

分析到這裡,大家有沒有感覺這個步驟非常重要!精確地陳述問題與分析問題,問題就已經解決一半。

步驟3:列出、選定&執行暫時防堵措施

所謂的暫時防堵措施,是指治標對策,而這些治標對策,是根據問題所採取的對策,目前可以採取兩個暫時的措施:

步驟4:列出、選定&驗證真因

這個步驟是要分析造成問題「為什麼每天都那麼晚下班」的原因,首先列出你想的到的全部原因,然後再慢慢濾掉幾個最不可能的原因,最後歸納出3個原因:

步驟5:列出、選定&驗證永久對策

這個步驟是根據問題的原因來思考有效對策,根據列席的會議太多,我們思考出2個對策:

步驟6:執行永久對策&確認效果

確實執行上述對策並觀察一段時間,看是否確實達到設定目標。

例如:從之前每天22:00點下班,現在幾乎都18:30下班,比原本設定的7點更早,成效令人滿意。

擺脫常態性加班,人生也開始從黑白變成彩色!

步驟7:預防再發&建立標準化

為了預防晚下班的問題再發生,必須將這次所採取的對策做成標準化流程。

我們共執行了2個標準化文件,更重要的是,可以把這些的標準化文件給其他同事參考,幫助他們提早下班,也是件開心的事。

步驟8:反思未來&恭賀團隊

這次的改善讓我了解:很多問題其實是可以找出有效率的解決方式,只要了解問題的本質,例如有些會議列席只為了帶回訊息,其實可以與主管討論是否有替代方案、以及與會的必要性。

最後不忘感謝過程中,參與協助的主管與同事,幫自己找到工作的盲點。

不加班的8步驟,就是問題解決的心法

以上是用如何解決「每天都很晚下班」來演繹PJ法8個步驟。

邏輯思維是:遇到問題,先做問題確認與定義。完整分析問題極為重要,因為方向錯,就是全盤皆錯。

接下來是蒐集數據、分析資料、找出真因、驗證對策,讓改善流程更有系統性,同時還要有明確數據佐證,不能只倚靠經驗判斷。

這套方法在工作上或生活上的問題,我想都非常適用,希望透過實例分享能讓你們了解運用方式、有效解決問題。

本篇文章作者

彭建文

專欄作家、暢銷書作者及品碩創新執行長,前台積電營運效率部門主管。帶領認同台積電DNA的講師群,以「國際PJ法™」陪伴企業組織變革。

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