加班到懷疑人生?用「問題分析與決策PJ法」8步驟,每天準時下班

彭建文:不想加班?用8個步驟,高效完成工作。

文 / 彭建文

本篇文章將透過如何解決「加班問題」來演繹「問題分析與決策PJ法」8個步驟。學會這套方法,不論是工作或生活中遭遇的問題,都能幫助你高效解決!

1.加班問題困擾許多職場人士,探究原因多是工作量大於實際執行人力。可透過8個步驟進行梳理,推導出解決策略。

2.「問題分析與決策PJ法」由彭建文老師獨創,由台積電工作法DNA、世界經典工具與兩岸企業輔導經驗整合而成。

文章目錄

系統性的問題分析與解決方法

在解決加班問題之前,我們先認識「問題分析與決策PJ法」是透過哪8個步驟來解決問題。這8個步驟,也可稱做8P。

P1:選定主題&建立團隊

P2:描述問題&盤點現況

P3:列出、選定&執行暫時防堵措施

P4:列出、選定&驗證真因

P5:列出、選定&驗證永久對策

P6:執行永久對策&確認效果

P7:預防再發&建立標準化

P8:反思未來&恭賀團隊

以上為8P的每一個步驟,若我們能按照8P的8個步驟來解決問題,相信肯定能夠成功。接下來,將透過如何解決「每天都很晚下班」的問題為例:

步驟1:選定主題&建立團隊

目前我有很多問題,但是我覺得晚下班這個問題,已經影響到我的身心健康,因此我想選這個「不加班主題來解決。我是希望除了我之外,在過程中還可以找我的主管或同事提供我一些想法。

步驟2:描述問題&盤點現況

1.描述什麼叫做晚下班:

這一陣子平常都晚上10點才離開公司,因此我希望可以設定晚上7點為目標。

2.什麼時候開始晚下班:

經過我的觀察,從疫情爆發開始一直到現在,已經維持一年左右。

平均每個月工作22天,大概約20天都是晚上10點才下班,加班天比例高達90%。

3.盤點我如何運用時間:

我通常約9點進公司,早上會處理信件,接著開生產會議,然後午休。

下午平均大概會開2個會議,也會花大概3小時做日常作業,常常要與主管討論一些事情。

晚餐也是在公司吃,用餐完大約7點,晚上7~10點是在處理今天沒有完成的事項或老闆今天臨時交辦的任務。

4.接下來需要問題分析:

每月晚下班的天數是我們的分析的母體,分析的結論,可能每天平均開會3場會、每次會議約2小時,總開會時數要6小時,佔每天上班時數的46%。

另外,每天處理信件2個小時、處理日常工作要3小時、處理專案約2小時。

分析到這裡,大家有沒有感覺這個步驟非常重要!精確地陳述問題與分析問題,問題就已經解決一半。

步驟3:列出、選定&執行暫時防堵措施

所謂的暫時防堵措施,是指治標對策,而這些治標對策,是根據問題所採取的對策,目前可以採取兩個暫時的措施:

1. 一樣七點下班,然後回到家中再繼續工作。

2. 老闆臨時交辦的事項,跟主管討論能否由其他的同仁處理。

步驟4:列出、選定&驗證真因

這個步驟是要分析造成問題「為什麼每天都那麼晚下班」的原因,首先列出你想的到的全部原因,然後再慢慢濾掉幾個最不可能的原因,最後歸納出3個原因:

1.每天列席的會議太多:每天有一半的會議是老闆叫我參加,其實只是列席。那為什麼老闆會叫你列席?因為老闆很忙,所以要我與會並把開會的訊息帶回來。

2.不管信件跟自己有無關係都要點開看:為什麼處理信件要花那麼長時間?因為信件非常多,要一封一封點進去看,然後如果跟自己沒有相關的就不會處理,跟自己有關的才會處理。

3.回英文信時間較長:因為信件全部都寫英文,所以在回信的過程中,要花一點時間,深怕英文文法不夠好。

步驟5:列出、選定&驗證永久對策

這個步驟是根據問題的原因來思考有效對策,根據列席的會議太多,我們思考出2個對策:

1.需要列席的會議能否分攤給其他同事:與主管討論後,由同事代表出席。

2.如果列席的會議只是讓我們同步會議結果,也許不用參加,而是請會議主持人將會議記錄寄給我們即可:經過分析與討論,有一場2小時會議可以不用參加。

步驟6:執行永久對策&確認效果

確實執行上述對策並觀察一段時間,看是否確實達到設定目標。

例如:從之前每天22:00點下班,現在幾乎都18:30下班,比原本設定的7點更早,成效令人滿意。

擺脫常態性加班,人生也開始從黑白變成彩色!

步驟7:預防再發&建立標準化

為了預防晚下班的問題再發生,必須將這次所採取的對策做成標準化流程。

我們共執行了2個標準化文件,更重要的是,可以把這些的標準化文件給其他同事參考,幫助他們提早下班,也是件開心的事。

1.建立處理信件的標準化。

2.建立未來需要開會列席的標準化流程。

步驟8:反思未來&恭賀團隊

這次的改善讓我了解:很多問題其實是可以找出有效率的解決方式,只要了解問題的本質,例如有些會議列席只為了帶回訊息,其實可以與主管討論是否有替代方案、以及與會的必要性。

最後不忘感謝過程中,參與協助的主管與同事,幫自己找到工作的盲點。

不加班的8步驟,就是問題解決的心法

以上是用如何解決「每天都很晚下班」來演繹PJ法8個步驟。

邏輯思維是:遇到問題,先做問題確認與定義。完整分析問題極為重要,因為方向錯,就是全盤皆錯。

接下來是蒐集數據、分析資料、找出真因、驗證對策,讓改善流程更有系統性,同時還要有明確數據佐證,不能只倚靠經驗判斷。

這套方法在工作上或生活上的問題,我想都非常適用,希望透過實例分享能讓你們了解運用方式、有效解決問題。

* 延伸閱讀:便當裡頭髮哪來的?用「8D思考框架」系統性分析,徹底解決問題

【文章作者介紹】

品碩創新執行長

彭建文

你好,我是彭建文,管理顧問品牌創辦人;我帶領具備台積電服務背景、核心價值相同的顧問講師專家群,協助亞太地區企業轉型與人才培育。

彭建文:「用台積電的方式管理公司,成為世界第一將指日可待!」